Na czym polega bezpieczne niszczenie dokumentów?
Na to, czy dokumenty zostaną zniszczone w bezpieczny sposób, składa się wiele kwestii. Bardzo istotny jest transport papierów i nośników danych do miejsca docelowe zwłaszcza, że niszczarki i innego typu urządzenia rzadko przechowywane są w archiwum. Należy też zadbać o to, aby do dokumentów nie miały dostępu osoby niepowołane. Nie można więc wyznaczyć do ich niszczenia przypadkowego pracownika szczególnie, gdy mówimy o informacjach chronionych prawnie. Bezpieczeństwo w zakresie utylizacji to także odpowiednie pozbywanie się ścinek papieru i nośników danych. Nie umieszczamy ich w zwykłych kubłach, gdyż wymagają one specjalnej utylizacji.
Metody niszczenia dokumentów
Istnieje kilka metod bezpiecznego niszczenia dokumentów, jednak w większości przypadków są one domeną wyspecjalizowanych w tym zakresie firm. Można je stosować w zależności od ilości papieru do przetworzenia, a także potrzeb przedsiębiorstwa. Wśród najpopularniejszych metod wyszczególniamy:
- system bezpiecznych pojemników – dokumenty zawierające dane chronione prawnie są przechowywane w specjalnych pojemnikach, do których nikt niepowołany nie ma dostępu,
- mobilne niszczenie dokumentów – ma miejsce bezpośrednio w siedzibie przedsiębiorstwa, pozwalając wyeliminować niedogodności związane z transportem,
- masowe niszczenie dokumentów – dobrze sprawdza się w przypadku zalegającej, niepotrzebnej dokumentacji. Znajduje również zastosowanie w dużych firmach, w których każdego roku do zniszczenie pozostaje mnóstwo dokumentów.
Szczegółowe rozwiązania w zakresie utylizacji znaleźć można na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/gniezno/. Warto również wspomnieć o niszczeniu nośników danych – procedurze, która opiera się przede wszystkim na demagnetyzacji.
Jak wdrożyć procedury związane z bezpiecznym niszczeniem dokumentów?
Bezpieczne niszczenie dokumentów nie jest możliwością – tak naprawdę jest to wymóg prawny stawiany każdemu przedsiębiorcy. Chodzi tutaj przede wszystkim o papiery i nośniki, w których znajdują się dane chronione. W przypadku pozostałych dokumentów pod uwagę należy wziąć głównie przepisy związane z ochroną środowiska naturalnego. Wdrożenie procedur w tym zakresie wymaga współpracy z profesjonalistami, którzy posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Nierzadko konieczny okazuje się zakup specjalistycznego sprzętu – biurowe niszczarki nie spełniają bowiem standardów. Alternatywnym rozwiązaniem jest natomiast nawiązanie współpracy z firmą zewnętrzną, która świadczy usługi związane z obsługą dokumentacji. Niszczenie jest tylko jedną z nich – warto także rozważyć archiwizację oraz digitalizację, co znacząco ułatwi pracę z dokumentami i ich prawidłowy obieg.
