Ustawa o RODO, czyli dotycząca ochrony danych osobowych, w sposób restrykcyjny podchodzi zarówno do przetwarzania, jak i przechowywania danych poufnych. Spore ilości takich danych są jednak każdego dnia drukowane na papierze w różnego rodzaju firmach i instytucjach. Czy wyrzucenie takiego dokumentu do kosza jest wystarczającym sposobem na jego zniszczenie zgodnie z RODO? Odpowiedź znajdziesz w poniższym artykule!
Banki, ubezpieczalnie, gabinety lekarskie, urzędy, a także różnego rodzaju firmy i przedsiębiorstwa często drukują dokumenty, na których widnieją dane osobowe objęte ochroną zgodnie z RODO. Ta sama uchwała wyraźnie określa także, w jaki sposób takie papierowe nośniki danych poufnych powinny być niszczone. Zobaczmy, jak robić to poprawnie, aby uniknąć ewentualnej kary!
Niszczarki dokumentów – bezpieczne i zgodne z RODO
Żadna firma ani instytucja nie może pozwolić sobie na to, aby dokument z wydrukowanymi danymi osobowymi klienta, pacjenta czy kontrahenta wpadł w niepowołane ręce. Na taką okoliczność przewidziane zostały naprawdę wysokie kary finansowe, a w pewnych przypadkach może dojść nawet do poważniejszych konsekwencji prawnych. Dlatego dla zwiększenia bezpieczeństwa, warto zainwestować w niszczarki Fellowes. To profesjonalne urządzenia przeznaczone do niszczenia dokumentów w sposób, który raz na zawsze uniemożliwia odczytanie zapisanych na nich danych.
Czy niszczarka jest niezbędna w Twojej firmie?
Czy niszczarki do dokumentów są zatem niezbędne w świetle uchwały o RODO? Takiego zapisu nie znajdziemy w prawie, jednak przeczytać można o innych warunkach określających konieczność trwałego i bezpiecznego niszczenia dokumentów. Zgodnie z normami RODO, każdy nośnik danych (np. kartkę papieru) należy zniszczyć w sposób fizyczny i uniemożliwiający ich odtworzenie. Można to zrobić np.:
- w sposób samodzielny – przy pomocy własnej niszczarki biurowej, która zajmuje niewiele miejsca, a przede wszystkim szybko i bezpiecznie niszczy dokumenty w sposób odpowiadający wymaganiom RODO;
- powierzając to zadanie firmie zewnętrznej, specjalizującej się w niszczeniu dokumentów biurowych.
W zależności od ilości dokumentów, jakie musisz niszczyć w swojej firmie, warto zastanowić się nad opłacalnością obu rozwiązań. Dobrej jakości niszczarki Fellowes można bowiem zakupić już za nieco ponad 200 złotych. Nawet zakup kilku takich urządzeń do swojego biura będzie zapewne korzystniejszy cenowo niż podpisanie umowy z firmą zewnętrzną wynajętą do niszczenia dokumentów.
Podsumowując, zakup niszczarki do dokumentów nie jest obowiązkiem w świetle przepisów RODO. Obowiązkowe jest jednak robienie tego, do czego taka niszczarka jest przeznaczona – utylizacja dokumentów zawierających dane osobowe w sposób trwały i uniemożliwiający ich odtworzenie. Biorąc pod uwagę niski koszt zakupu takiego urządzenia oraz niewielką ilość miejsca, jakie ono zajmuje, może się okazać, że niszczarka Fellowes jest niezbędna w Twoim miejscu pracy.
