Branża eventowa, nazywana także przemysłem spotkań i wydarzeń, nie stoi w miejscu i dynamicznie się rozwija. Agencje zajmujące się realizacją i obsługą imprez ciągle poszukują nowych rozwiązań i coraz częściej stawiają na nowatorskie trendy. Kilka lat temu do branży szturmem wkroczyły eventy online. Czy taka formuła sprawdza się w przypadku prestiżowych przedsięwzięć, jakimi są konferencje i kongresy? Okazuje się, że tak, a to za sprawą praktyczności, elastyczności i globalnego zasięgu.
Konferencja, kongres – co je różni?
Konferencje i kongresy stanowią niezwykle ważny element życia zawodowego w wielu branżach. To w ramach tych wydarzeń spotykają się eksperci w swoich dziedzinach, aby wymieniać się wiedzą, doświadczeniem oraz wspólnie poszukiwać najbardziej efektywnych rozwiązań. Drugim ważnym aspektem jest możliwość nawiązywania nowych, wartościowych relacji oraz poszerzania sieci kontaktów. Warto zaznaczyć, że choć konferencje i kongresy łączy wiele cech wspólnych, są to jednak różne formy wydarzeń. Po pierwsze, konferencja ma zwykle mniejszą skalą w porównaniu z kongresem. Na ogół takie wydarzenia przyciągają od kilkudziesięciu do kilkuset osób. W przypadku kongresów, szczególnie tych o zasięgu międzynarodowym, liczba ta może być znacznie większa, zaczynając od kilkuset osób do kilku tysięcy. Po drugie, konferencje mają zwykle charakter otwarty – ich uczestnikiem może być każda osoba, nawet taka, która dopiero zaczęła interesować się danym zagadnieniem. Natomiast kongresy skupiają specjalistów, liderów i wybitnych przedstawicieli danej dziedziny. Po trzecie, konferencje często cechują się elastycznym harmonogramem i luźniejszą formą, podczas gdy kongresy, ze względu na swój formalny charakter, zazwyczaj mają bardziej rygorystyczny program. Po czwarte, kongresy na ogół przeprowadzane są cyklicznie, np. co rok lub co dwa lata. Z kolei konferencje mogą mieć bardziej zróżnicowaną częstotliwość i być organizowane w zależności od potrzeb i celów organizatorów.
Zmieniający się świat wydarzeń: konferencje i kongresy w formule on-line
Branża eventowa potrafi zaskoczyć kreatywnymi pomysłami. To jedna z najbardziej innowacyjnych dziedzin gospodarki, która entuzjastycznie przyswaja różnorodne nowości i chętnie wdraża nowe technologie. W Polsce, zwłaszcza w ostatnich latach, różnego typu wydarzenia online/zdalne zyskały dużą popularność. Trend ten nie ominął również konferencji i kongresów, które dotychczas były organizowane wyłącznie stacjonarnie. Szybko okazało się, że przejście do formy zdalnej dało liczne korzyści. Wirtualne spotkania umożliwiły łatwiejszy dostęp do profesjonalnej wiedzy, eliminując ograniczenia geograficzne. Dzięki nowym technologiom uczestnicy mogą brać udział w konferencjach i kongresach praktycznie z dowolnego miejsca, wymagając jedynie dostępu do Internetu i odpowiedniego oprogramowania. Ponadto elastyczność czasowa pozwala uczestnikom dopasować udział w wydarzeniu do własnego harmonogramu, co zwiększa dostępność i atrakcyjność tego formatu. Z punktu widzenia organizatora, spotkania w „digitalu” na pewno są o wiele bardziej opłacalne. Przygotowanie eventu w klasycznej formie, z wynajęciem sali wraz ze sprzętem multimedialnym, cateringiem itp. to zdecydowanie wyższy koszt. Co więcej, logistyka wydarzenia na odległość jest dużo prostsza od swoich tradycyjnych odpowiedników. W tego typu spotkaniach kluczem do sukcesu jest stabilna, sprawdzona i bezpieczna platforma do konferencji online. To właśnie ona jest miejscem, gdzie realizowane są wydarzenia digitalowe. Dzięki temu narzędziu można z powodzeniem tworzyć angażujące i inspirujące eventy, również te wielkiego formatu. Osobom lub organizacjom, które są zaangażowane w realizację tego typu projektów, polecamy artykuł: https://bluplatform.io/organizacja-konferencji-i-kongresow-online-przygotowanie-krok-po-kroku/. To kompendium wiedzy na temat organizacji wirtualnych konferencji i kongresów, w którym wszystko opisane jest krok po kroku.