Ładowanie danych...

moje-gniezno.pl

PORTAL INFORMACYJNY POWIATU GNIEŹNIEŃSKIEGO

Kłopot z e- sprawozdaniami? Biuro Rachunkowe PROVENTO Monika Dzikowska podpowiada jak sobie z nimi poradzić

Poniedziałek, 11 marca 2019
  • Kłopot z e- sprawozdaniami? Biuro Rachunkowe PROVENTO Monika Dzikowska podpowiada jak sobie z nimi poradzić

W dniu 1 października 2018 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o rachunkowości [Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.], nakładająca obowiązek składania oraz podpisywania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej i to w strukturze logicznej, określonej przez Ministra Finansów.

Sprawozdania można uwierzytelnić w dwojaki sposób:
  • profilem zaufanym ePUAP, który jest bezpłatny, ale podpisać nim można tylko pliki w formacie XML,
  • podpisem kwalifikowanym, który jest płatny, ale daje możliwość podpisania różnych plików, nie tylko w formacie XML.
 
Spółki wpisane do rejestru przedsiębiorców są zobowiązane do sporządzenia sprawozdania w tzw. strukturze logicznej [w formacie XML] określonej przez Ministra Finansów, udostępnionej pod adresem www.gov.pl/web/kas/struktury-e-sprawozdan.
   
Powyższy wymóg nie dotyczy stowarzyszeń i fundacji, które nie prowadzą działalności gospodarczej, jednak nie są one zwolnione z obowiązku sporządzenia sprawozdania elektronicznego z tą tylko różnicą, że mogą to zrobić w formacie PDF, a niekoniecznie XML. Sporządzenie sprawozdania finansowego w innym formacie niż XML jest jednak kłopotliwe i generuje dodatkowe koszty, bowiem wyklucza możliwość zastosowania bezpłatnego profilu zaufanego. W tej sytuacji organizacje, stowarzyszenia i fundacje zdane są na podpis kwalifikowany, co jest kłopotliwe, a przede wszystkim kosztowne, w szczególności dla organizacji wieloosobowych, bowiem zakup podpisów kwalifikowanych generować będzie koszty rzędu kilku tysięcy złotych, co nie wątpliwie jest dużym obciążeniem.
Rozwiązaniem mniej kosztownym może okazać się zakup programu, do którego należy przepisać dane ze sprawozdania i wygenerować odpowiedni plik lub przekonwertować plik w formacie PDF do formatu XML. Jednak jak się okazuje i w tej sytuacji kłopot się nie kończy, z uwagi na to, że treść sprawozdania w pliku XML pozostaje nieczytelna dla odbiorcy, a w szczególności dla osób, które mają je zatwierdzić i podpisać.

Treść sprawozdania w strukturze logicznej nie jest czytelna dla odbiorcy. Szczególnie dodatkowe informacje i objaśnienia widoczne są jako długa linijka literek.


Ministerstwo Finansów zapewnia, że pracuje nad narzędziem, które umożliwi odczyt, jednak nie podaje terminu jego udostępnienia, a jest ono pilnie potrzebne z Uwagi na obowiązek udostępnienia sprawozdania do wglądu osobom je zatwierdzającym na co najmniej 14 dni przed walnym zgromadzeniem.

INSTRUKCJA PODPISU SPRAWOZDANIA PROFILEM ZAUFANYM
Aby podpisać sprawozdanie profilem zaufanym najpierw trzeba się zalogować na stronie epuap.gov.pl i wejść w „Moją skrzynkę”. Następnie należy przejść do „Robocze” [menu po lewej stronie]. Pojawi się wówczas przycisk po prawej stronie ekranu u góry „Dodaj plik z dysku”. Po wskazaniu pliku należy przycisnąć przycisk „Dodaj”. Następnie należy kliknąć na plik. Otworzy się podgląd tego pliku oraz pojawi się przycisk „Podpisz”. Po kilkunastu potwierdzeniach, czy aby na pewno chcesz podpisać plik bez podglądu wizualnego, w końcu uzyskuje się plik podpisany.
Plik po podpisaniu można pobrać po naciśnięciu ikony „Pobierz” - znajduje się ona nieco ponad przyciskiem „Podpisz”.
W przypadku konieczności podpisu pliku przez kilka osób procedura jest bardziej skomplikowana. W takiej sytuacji trzeba „Zaprosić do organizacji” dodatkowe osoby. Pierwsza z nich podpisuje i wybiera opcję „Powrót do edycji” - potwierdza „Chcę modyfikować dokument i zostawić w nim podpisy”, następnie zapisuje dokument. Następnie kolejna osoba musi wybrać dokument z pola „Robocze” i potwierdzić „Chcę modyfikować dokument i zostawić w nim podpisy”. Druga osoba podpisuje dokument i wysyła.
W sytuacji gdy część członków zarządu ma profil zaufany, a część podpis kwalifikowany ważne jest zachowanie właściwej kolejności. Najpierw sprawozdanie muszą sygnować wszystkie osoby dysponujące profilem zaufanym, a dopiero potem można podpisać tak uzyskany XML podpisami kwalifikowanymi. Powstały w efekcie plik XAdES będzie gwarantował, że podpisany plik XML nie był modyfikowany [weryfikacja sum kontrolnych]. Aby przybliżyć zrozumienie tego zagadnienia należy wspomnieć, że podpis ePUAP zapisuje podpis wewnątrz pliku XML czyli po podpisaniu plik nadal pozostaje w formacie XML uzupełnionym o informacje o podpisach. Natomiast podpisując się podpisem kwalifikowanym pojawia się dodatkowy plik XAdes, który jest dołączony do pliku sprawozdania.
W przypadku, gdy kwalifikowanym podpisem sygnuje więcej niż jedna osoba należy po prostu zrobić dla każdej osoby odrębny plik XAdES. Krajowy Rejestr Sądowy przyjmuje kilka plików XAdES do jednego pliku XML sprawozdania. Będzie to funkcjonowało jak odrębne kartki z podpisem pojedynczej osoby. Jest to równie skuteczne i być może prostsze.
Sprawozdanie musi być zaakceptowane przez organ zatwierdzający i tak, jak w przypadku zarządów może się pojawić problem z odczytem. Jednak zasady zatwierdzania się nie zmieniły.

TERMIN ZŁOŻENIA E- SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
W odpowiedzi na nasze zapytanie skierowane do Ministerstwa Finansów dotyczące terminu złożenia e- sprawozdania finansowego otrzymaliśmy następującą odpowiedź:
„[…] Kierownik jednostki ma zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.
Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu.
W strukturze logicznej oraz formacie, określonych dla sprawozdań finansowych i udostępnionych w BIP MF przewidziano, że data sporządzenia sprawozdania finansowego wpisana będzie w odrębnym polu formularza sprawozdania finansowego. Data ta będzie traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, wg stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. Równocześnie data ta, w zakresie oświadczenia wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu, będącego kierownikiem jednostki, niezależenie od faktycznego - np. późniejszego - terminu złożenia wymaganego podpisu przez poszczególne, odpowiedzialne osoby.
Analogiczne podejście do daty sporządzenia sprawozdania finansowego będzie obowiązywać w przypadku sprawozdań finansowych dla jednostek, w stosunku do których nie określono struktury logicznej i formatu w BIP MF [tj. dla jednostek niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS oraz sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR/MSSF].
A zatem, data sporządzenia sprawozdania w sprawozdaniu finansowym w postaci elektronicznej, to data, w jakiej jednostka, tj. w praktyce osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie […]”.


Zachęcamy Państwa do śledzenia wpisów na naszym blogu www.provento.info oraz do polubienia naszego profilu na Facebooku https://www.facebook.com/ProventoBiuroRachunkowe gdzie staramy się na bieżąco dzielić z Państwem aktualnymi informacjami z dziedziny podatków, księgowości i rachunkowości oraz Kadr i Płac.
tekst: Joanna Sobieszczańska

Napisz komentarz

Komentarze(0)

PODOBNE TEMATY