Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie. Aby wydarzenie mogło przynieść oczekiwany efekt, powinno być niezwykle starannie przemyślane, a następnie zaplanowane z dbałością o każdy szczegół – tak, by żaden istotny element nie został pominięty.
Aby stworzyć dobry plan organizacyjny Twojego wydarzenia, zadaj i odpowiedz sobie na kilka istotnych pytań. Po pierwsze – co ma być tematem Twojej konferencji? Musisz przecież znaleźć coś, co zainteresuje potencjalnych uczestników spotkania. Po drugie – dla kogo ją zorganizujesz? Zastanów się, obecność których gości może być dla Ciebie istotna. Po trzecie – gdzie się ona odbędzie? Pomyśl, w jakim miejscu mógłbyś zorganizować wydarzenie, i czy będzie ono odpowiednio współgrało z tematem spotkania. Po czwarte zaś, przemyśl, jak długo ma potrwać event.
Znajdź lokalizację
Miejsce to niezwykle ważny element organizacyjny każdego wydarzenia. Istotna jest nie tylko lokalizacja i dojazd do niej, ale i sam obiekt, w którym odbędzie się spotkanie. Zarówno wygląd budynku z zewnątrz, jego wnętrze, jak i standard, będą miały wpływ na wrażenia Twoich gości. Musisz wziąć pod uwagę także obecność wszelkich niezbędnych udogodnień, takich jak nowoczesny sprzęt, nagłośnienie, a także umeblowanie sal. Mile widziana będzie możliwość wprowadzania przez Ciebie drobnych zmian, które będą mogły istotnie wpłynąć na komfort gości.
Zapytaj o dodatkowe usługi
Jeśli korzystasz z usług firm, które oferują wynajem sal konferencyjnych, możesz też zapytać o dodatkowe rozwiązania, które pomogą Ci w organizacji wydarzenia. Firmy takie często posiadają kontakty do sprawdzonych podwykonawców, którzy ułatwią przebieg całego eventu. Udogodnienia, z jakich możesz skorzystać, to na przykład catering lub wynajem hostess, których obecność może okazać się niezwykle przydatna.
Przygotuj harmonogram
Oprócz ogólnego planu, powinieneś przygotować także szczegółowy harmonogram wydarzenia. Wyróżnij w nim wszelkie ważne terminy, których musisz dopilnować, aby wszystko przebiegło po Twojej myśli. Precyzyjne rozpisanie poszczególnych kwestii, ułatwi Ci także zaplanowanie konkretnych wydatków. Przydać może Ci się także lista kontaktowa do osób zaangażowanych w organizację eventu. Dzięki temu potrzebne dane zgromadzisz w jednym miejscu oraz będziesz mógł je mieć zawsze pod ręką.
Poproś o informację zwrotną
Po pomyślnie przeprowadzonym wydarzeniu, koniecznie zainteresuj się tym, jak faktycznie zostało ono odebrane przez Twoich gości. Informację zwrotną uzyskasz na przykład przy pomocy ankiety. Zapytaj o zdanie na temat poszczególnych prelekcji, ale i zbadaj wrażenia dotyczące miejsca, oferowanych przez niego udogodnień oraz cateringu. Szczera ocena pomoże Ci uniknąć podobnych błędów przy organizacji kolejnych tego typu wydarzeń, a także sprawi, że skrupulatniej zadbasz o poszczególne kwestie. Bo przecież sukces każdego spotkania leży w doskonałej logistyce i dbałości o szczegóły. (źródło: http://www.vimaroffice.pl/)
2 komentarze
Conrego idź spamować gdzie indziej.
Nie ma konferencji bez uczestników, a tych należy pozyskać i odpowiednio przyjąć. Można to zrobić na setki sposobów lub zrobić to profesjonalnie za pomocą narzędzi przygotowanych w tym celu. Na rynku jest już kilku dostawców systemów rejestracji uczestników. Najlepsi z nich to CONREGO i SysKonf. CONREGO, które reprezentuję przygotowało ostatnio świetną alternatywę dla systemu rejestracji oferowanego do tej pory jako usługę. Od początku września oferujemy aplikację, którą można zainstalować na własnym serwerze i uruchomić dzięki niej pełny serwis konferencyjny ze zintegrowaną rejestracją. Całość narzędzia opisana jest na stronie https://conrego.com.pl